Collectix - Manage all your collections

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Catalog, classify, search and print!

Collectix 3 est un logiciel d'archivage qui vous aide à rapidement créer vos propres catalogues et au besoin à gérer vos collections. Vous avez entre les mains un outil très puissant et totalement personnalisable qui a pour but de rendre vos catalogues uniques. Grâce à ses nombreux modèles et à une architecture très conviviale, il vous faudra peu de temps pour définir la présentation dont vous rêvez, il ne restera plus alors qu'à entrer les données de votre catalogue et illustrer vos fiches pour en profiter pleinement.

Collectix 3 n'est pas seulement capable d'inventorier des timbres, des monnaies, des livres ou des vidéos. Il peut TOUT cataloguer grâce à des outils de personnalisation que nul autre logiciel ne propose. Collectix est composé de 3 vues essentielles, la vue FICHE, la vue LISTE et la vue MINIATURES. Chacune de ces 3 vues peut être personnalisée en mode ARCHITECTE.

Le titre et 20 champs de saisie totalement personnalisables vous permettent de stocker des informations détaillées. La zone IMAGES peut contenir un nombre illimité d'illustrations pour chaque fiche. La zone ONGLETS quant à elle sert à ajouter une gestion de collection, des commentaires et divers types de listes comme des vidéos, des liens musicaux, des adresses e-mails ou des liens sur des documents, pour ne citer que les plus importants.

Système requis

Système d'exploitation : Windows XP/Vista/7/8/10 (32 ou 64 bits
Mémoire RAM : 64 Mo
Espace disque : 65 Mo
Carte graphique : 65000 couleurs
Résolution : Toutes résolutions à partir de 1024 x 768
Souris compatible

Qu'est ce qu'un catalogue ?

Collectix se veut être l'outil idéal pour créer et gérer vos catalogues informatiques. Nous entendons par "catalogue" une base de données spécifique à une passion ou à une activité régulière.

Vous allez créer au moins un catalogue, qu'il s'agisse d'inventorier vos timbres des Nations-Unies, votre collection de monnaies gauloises ou vos albums et objets "Tintin", décrire les avions de ligne du monde, créer un livre de recettes de cuisine de votre région ou répertorier vos films préférés.

Lorsque vous créez un catalogue dans Collectix ("MonCatalogue" dans l'exemple), celui-ci génère automatiquement plusieurs fichiers de même nom.

Structure d'un catalogue

Si vous envisagez de fournir une copie de votre catalogue à un proche pour qu'il puisse vous aider à alimenter la base de données et les images, ne lui transmettez que les fichiers CXC et CXP, car le fichier CXU contient vos données personnelles (le nomber d'objets possédés ou en doubles, des notes personnelles, des liens sur des documents stockés uniquement sur votre ordinateur, etc.

Vous pouvez également ne transmettre à votre correspondant que le fichier CXC, sans le fichier images. Collectix créera automatiquement un fichier image vide sur l'ordinateur de celui-ci.

Qu'est ce qu'un modèle ?

Comme le montre le shéma suivant, un catalogue est plus facile à manipuler lorsqu'il est créé à partir d'un modèle car il bénéficie de toute la structure et des mises en forme contenues dans le modèle.

Catalogue et Modèle

Imaginons par exemple que nous souhaitions créer un catalogue des chansons des Beatles.

Il est plus simple de créer notre catalogue à partir du modèle "Musique.CXM" car celui-ci contient déja de nombreux paramètres spécifiques à un catalogue de type musical (Nom de l'artiste, Style, Album, Label, Titre original, Année de parution, etc.)

Dans le cas contraire, vous devrez en mode ARCHITECTE de la fiche définir un à un les champs nécessaires à la saisie de votre catalogue, choisir les onglets à afficher (Liste de liens MP3, Commentaires, etc.), sélectionner un fond d'écran dégradé ou créé à partir d'une texture, et beaucoup d'autres éléments.

Dans un cas comme dans l'autre, des retouches seront nécessaires pour que le catalogue soit à votre gout.

Collectix vous permet en mode Architecte d'exporter la structure de votre catalogue dans un nouveau modèle. C'est une fonction utile si vous pensez devoir créer dans le futur plusieurs autres catalogues avec la même présentation ou si vous souhaitez nous envoyer le modèle pour le faire apparaitre sur www.collectix.fr et ainsi en faire bénéficier le plus grand nombre

Comment ca marche ?

Votre catalogue dispose automatiquement de trois vues qui sont des modes de lecture (Vue FICHE, Vue LISTE et Vue MINIATURES).

Le mode SAISIE accessible à partir de la vue FICHE est une représentation de la fiche mais avec la possibilité d'ajouter, de supprimer ou de modifier toutes les informations.

Le mode ARCHITECTE est un outil tout à fait unique servant à modifier l'apparence et définir le comportement de tous les éléments de la vue en cours.

Les modes Fiche, Saisie et Architecte sont contruits de la même manière mais pour un rôle spécifique : la consultation, la saisie ou le changement d'apparence et de comportement.

Le mode ARCHITECTE

Vous pouvez en mode Architecte revenir sur l'apparence de chaque élément. Par exemple si le fond de la fiche était en dégradé jaune clair, remplacez le par une couleur unie ou un autre dégradé voire même par une image en arrière-plan ou une des 10 000 textures proposées telles que du parquet en chêne, un carrelage rose ou du sable.

Pour le mode Fiche, le mode Architecte permet notamment, mais pas seulement, de modifier l'apparence du titre, des 20 zones de saisie (chacune d'entre elles pouvant être définie comme Texte, Liste, Date, Case à cocher, Numérique ou Numérotation), de la zone Onglet et de la zone Images.

Le système d'onglets est impressionnant car vous ajoutez au choix des onglets pour écouter vos musiques, regarder vos films préférés, entrer des commentaires, établir une liste, ajouter des liens Web, des liens sur des documents, etc.

Le mode Architecte permet de redessiner l'ensemble du design de la fiche.

Mode architecte

Une fois satisfait de la personnalisation en mode Architecte, enregistrez tout simplement les changements afin que toutes les fiches de votre catalogue bénéficient de la nouvelle apparence. Il est aussi possible d'enregistrer tous ces paramètres dans un nouveau modèle.

La vue FICHE

C'est un mode de consultation, aucun risque qu'une information soit modifiée par erreur. Vous pouvez en outre dans ce mode faire des recherches multi-critères des fiches à consulter. Seules les données personnelles, celles qui ne sont donc pas destinées à être diffusées, sont modifiables dans certains onglets.

Mode fiche

Le mode SAISIE

On y retrouve tous les éléments de la fiche mais avec possibilité d'ajouter, de modifier ou de supprimer des informations. Contrairement à CX2, aucune zone n'est obligatoire et le nombre d'images est illimité pour chaque fiche.

Mode saisie

La vue MINIATURES

Elle affiche 32 vignettes représentant l'image par défaut de chaque Fiche. C'est une vue idéale pour rechercher et accéder rapidement à une fiche par double-clic sur l'image.

La couleur du cadre de l'image, les informations à afficher, l'arrière-plan, etc. peuvent être personnalisés en mode Architecte.

Vue miniature

La vue LISTE

Elle affiche un tableau contenant les données de l'ensemble des fiches de votre catalogue.

Le choix des informations à afficher et l'apparence globale de la vue sont personnalisables en mode Architecte.

Vue liste

Les catalogues et les modèles

Passage obligé pour accéder à vos catalogues ou à vos modèles ou pour créer votre premier catalogue, la fenêtre d'accueil vous affiche de manière sobre mais efficace la liste des actions à effectuer et la liste des derniers fichiers ouverts.

Vous pourrez à tout moment revenir sur cette fenêtre en cliquant l'îcône .

La fenêtre d'accueil

La fenêtre est composée de deux parties ainsi que d'un menu déroulant :

  • La liste des actions sur la partie gauche
  • Les derniers catalogues et modèles ouverts sur la partie droite
  • Le menu FICHIER, le menu OUTILS et le menu ? (Aide)

Créer un catalogue

  • Dans la liste des actions, cliquer le bouton Créer un catalogue (ou dans le menu Fichier choisir Nouveau puis Catalogue)

Créer un catalogue

  • Dans la zone "Fichier", taper le nom du nouveau catalogue. Nous l'appelerons "Timbres d'Italie" dans l'exemple.
  • Cliquer le bouton ENREGISTRER

Si le catalogue existe déja, un message d'avertissement apparaît pour prévenir d'un remplacement de l'ancien catalogue par le nouveau.

La fenêtre suivante affiche la liste des modèles présents dans C:\Program Files\Collectix\Models

Créer un catalogue

  • Sélectionner le modèle qui vous semble le plus proche du thème de votre catalogue. Vous pourrez de toute manière modifier tous les paramètres de personnalisation en mode ARCHITECTE. Nous choisissons "(FR) Timbres.cxm" pour notre exemple
  • Cliquer OK

Créer un catalogue

Nous avons dans notre exemple choisi de créer un catalogue nommé "Timbres d'Italie".

Collectix va donc créer 3 fichiers :

  • "Timbres d'Italie.cxc" pour stocker les données du catalogue
  • "Timbres d'Italie.cxp" pour stocker les images du catalogue
  • "Timbres d'Italie.cxu" pour stocker les données personnelles de l'utilisateur (gestion de la collection, notes personnelles, etc.)

Les données de la collection sont personnelles. Il faut donc créer une collection pour chaque personne qui utilisera ce catalogue.

  • Cliquer OUI pour ouvrir la fenêtre des collections. NOTA : Nous aurons toujours accès plus tard à la liste des collections avec le bouton .

Fenêtre collection

  • Cliquer le bouton "Ajouter"
  • Donner un nom à la collection

Fenêtre nouvelle collection

  • Cliquer OK

Fenêtre collection

Il ne vous reste plus qu'à ouvrir cette collection en cliquant le bouton "Ouvrir" ou en double-cliquant sur le nom de la collection.

Fenêtre fiche

Lorsque plusieurs utilisateurs gèrent leur collection sur un même ordinateur, il peut être utile de protéger la collection.

  • Dans le menu "Outils", choisir "Protéger la collection..."

Fenêtre mot de passe

  • Saisir un mot de passe et le répéter dans le mot de passe de confirmation
  • Choisir une question de sécurité et y répondre sur la ligne suivante.

A chaque ouverture du catalogue et plus précisément au moment d'ouvrir la collection, Collectix demandera le mot de passe d'ouverture.

Ce type de sécurité n'est pas inviolable, c'est cependant un bon moyen d'empêcher un proche d'ouvrir une collection par erreur.

Ouvrir un catalogue

Si le catalogue à ouvrir a été utilisé récemment, double-cliquer sur le nom du catalogue dans la liste des fichiers récents.

Ouvrir un fichier récent

Méthode classique :

  • Dans la liste des actions, cliquer le bouton Ouvrir un catalogue (ou dans le menu Fichier choisir Ouvrir puis Catalogue)

Ouvrir un fichier

  • Choisir le catalogue puis cliquer le bouton "Ouvrir".

Comme pour la création d'un catalogue, vous devez choisir laquelle des collections vous souhaitez utiliser avec le catalogue. Le plus souvent vous n'aurez qu'une seule collection, celle vous concernant, mais certains apprécieront de pouvoir gérer leur collection sans qu'un proche ou un membre du club puisse y accéder.

Fenêtre collection

  • Sélectionner la collection puis cliquer le bouton "Ouvrir", ou double-cliquer sur le nom de la collection.
  • Si la collection est protégée par mot de passe, la fenêtre suivante apparait.

Fenêtre mot de passe

L'ouverture d'un catalogue (fichier .cxc) donne accès à tous les modes (Lecture, saisie et Architecte). Si vous souhaitez diffuser votre catalogue et ainsi donner la possibilité à des passionnés comme vous de profiter de votre travail, nous vous conseillons d'attendre une prochaine mise à jour qui vous permettra de créer un catalogue de distribution. Vous pouvez également ne fournir à votre correspondant que le fichier .cxc sans les images (.cxp), Collectix créera un fichier images vide sur son ordinateur.

Créer un modèle

La meilleure façon de créer un modèle est d'exporter en Mode Architecte les éléments de personnalisation de votre catalogue. Il est néanmoins possible de crééer directement un modèle. Vous n'aurez alors accès qu'au Mode Architecte de chaque vue (Fiche, Liste et Miniatures).

  • Dans la liste des actions, cliquer le bouton Créer un modèle (ou dans le menu Fichier choisir Nouveau puis Modèle)

Fenêtre créer un modèle

  • Dans la zone "Fichier", taper le nom du nouveau modèle. Nous l'appelerons "Miniatures de parfum" dans l'exemple.
  • Cliquer le bouton ENREGISTRER

Si le modèle existe déja, un message d'avertissement apparaît pour prévenir d'un remplacement de l'ancien modèle par le nouveau.

Ouvrir un modèle

C'est une possiblité offerte princpalement pour retoucher certains éléments du modèle.

Si le modèle à ouvrir a été utilisé récemment, double-cliquer sur le nom du modèle dans la liste des fichiers récents.

Fenêtre ouvrir un modèle

Méthode classique :

  • Dans la liste des actions, cliquer le bouton Ouvrir un Modèle (ou dans le menu Fichier choisir Ouvrir puis Modèle)
  • Choisir le modèle puis cliquer le bouton "Ouvrir".

Un modèle ne donne accès qu'aux modes ARCHITECTE, c'est un moyen rapide de retoucher un ou plusieurs éléments de personnalisation.

Compacter un catalogue ou un modèle

Plus vous manipulez une base de données, plus la taille de celle-ci est importante sur disque. La suppression par exemple d'une grande quantité de fiches ne réduit pas la taille de la base de données. On peut imaginer un groyère avec des trous.

Pour récupérer ces emplacements libres et rendre ainsi la base données plus rapide, il est conseillé de temps en temps de compacter la base, cette opération n'affecte pas son contenu.

  • Dans la liste des actions, cliquer le bouton Compacter un catalogue ou un modèle (ou dans le menu Fichier choisir Compacter un catalogue ou un modèle)

Selectionner un catalogue

  • Choisir le type de fichier ("Catalogue Collectix" ou "Modèle Collectix").
  • Choisir le fichier puis cliquer le bouton "Ouvrir".

A l'issue du compactage, Collectix affiche la taille en octets récupérée. Un catalogue étant composé de 3 fichiers (données du catalogue, images du catalogue et données de l'utilisateur), le message indique la taille récupérée pour respectivement le .cxc, le .cxp et le .cxu.

Message de confirmation

Dupliquer un catalogue ou un modèle

Même si vous pouvez dans l'explorateur Windows faire une copie des fichiers d'un catalogue ou d'un modèle, il existe un outil simple et rapide pour dupliquer dans Collectix.

Cette opération nécessite que le catalogue ou le modèle soit ouvert. Dans le cas contraire l'option du menu sera grisée et donc inacessible.

Cas d'un catalogue

  • Ouvrir le catalogue
  • Dans le menu FICHIER, choisir ENREGISTRER SOUS...

Enregistrer sous

Le fenêtre affiche le nom du catalogue à copier suivi de [Copie]

  • Modifier le nom du catalogue. Dans l'exemple "Timbres d'Italie [Copie]" devient "Timbres d'Espagne"

Enregistrer sous

Par défaut le fichier des données du catalogue et celui des images sont copiés. Si vous souhaitez aussi copier le fichier utilisateur, il suffit de cliquer le bouton avec la croix.

Cas d'un modèle

  • Ouvrir le modèle
  • Dans le menu FICHIER, choisir ENREGISTRER SOUS...

Enregistrer sous

Le fenêtre affiche le nom du modèle à copier suivi de [Copie]

  • Modifier le nom du modèle. Dans l'exemple "(FR) Timbres [Copie]" devient "(FR) Epreuves de timbre"

Enregistrer sous

Vider la liste des fichiers récents

Cliquer la corbeille située en haut à droite de la liste

Vider la liste de fichiers récents

Diffuser un catalogue

Il vous faudra attendre Collectix 4 pour bénéficier de cette fonctionnalité.

Vous aurez alors la possibilité de créer un catalogue de distribution (.cxd) qui est le résultat de la compilation de vos fichiers cxc (données du catalogue) et cxd (images du catalogue). Le catalogue de distribution contiendra des données fixes choisis par l'éditeur (Nom du catalogue, version, auteur, prix, etc.) et sera totalement protégé. Nous envisageons pour CX4 de proposer des modèles de site Web pour que vous puissiez distribuer vos catalogues.

Les catalogues CX3 seront parfaitement compatibles avec les futures versions et vous allez devoir passer dès maintenant beaucoup de temps pour qu'ils soient à la fois agréables à consulter et complets (informations de chaque fiche, illustrations).

La vue FICHE est un élément essentiel du catalogue puisque c'est à partir de cette fenêtre que nous allons pouvoir naviguer entre les fiches, trier, sélectionner, ajouter, modifier ou supprimer des fiches.

Attention Seules les informations personnelles sont modifiables dans les onglets de la Vue FICHE (gestion de collection, notes personnelles, etc.).

Pour découvrir la vue FICHE, nous allons ouvrir le catalogue "Exemple.cxc" et ouvrir la collection "Ma collection".

Mode fiche

Si vous venez de créer un catalogue sans modèle prédéfini, une fiche vierge apparait. Celle-ci ne vous permet pas de saisir des données puisqu'aucun champ de saisie n'apparait. Dans ce cas apprenez d'abord à personnaliser la fiche.

La fenêtre est composée de deux parties :

  • le bandeau d'en-tête
  • la fiche en cours

Le bandeau d'en-tête

Le bandeau d'en-tête

La fiche en cours

La fiche est composée de 6 blocs bien que ce ne soit pas facile à voir sur cet exemple. Le mode Architecte possède un outil pour déplacer ces blocs détaillé dans "Vue Fiche" > "Mode Architecte".

La Vue Fiche se veut fidèle à ce que découvriront les "clients" de votre catalogue lorsque nous aurons mis en place la gestion de la diffusion du catalogue. C'est pourquoi les données sont en lecture seule, hormis les informations personnelles de l'utilisateur qui peuvent être saisis dans les onglets non protégés. Certains boutons d'action disparaitront dans un catalogue de diffusion tels que les boutons "Modifier une fiche", "Ajouter une fiche", "Supprimer une fiche" ou "Importer".

Le chapitre consacré à la modification , l'ajout ou la suppression de fiches est décrit dans le menu "Vue Fiche" > "Mode Saisie".

Le titre et les données informatives

Le titre est la donnée la plus importante du catalogue car il permet l'identification rapide d'une fiche. Il est doté d'une "Loupe" permettant de rechercher les fiches dont le titre contient un texte (voir plus bas).

Collectix dispose de 20 champs de saisie et l'éditeur est libre en mode Architecte de les utiliser ou non. Rappelons que la Vue Fiche est en lecture et qu'il faut accéder au mode Saisie pour modifier les données.

Les images

La zone de l'image fait apparaître l'image par défaut de la fiche et près d'elle la liste complète des images ajoutées par l'éditeur (Voir Ajouter des images en mode Saisie).

Les images

Pour zoomer une image, cliquer celle-ci et utiliser la mollette de la souris (ou utiliser les touches + et -).

Les onglets

Selon la personnalisation qu'à choisi l'éditeur en mode ARCHITECTE, les onglets de la Vue FICHE sont soit en consultation soit modifiables.

Tous les onglets dont les données font partie intégrante du catalogue doivent être protégés. Tous les onglets dont les données sont propres à l'utilisateur final (notes personnelles, etc.) doivent être non protégés.

En mode ARCHITECTE, si l'onglet est protégé :

  • les données saisies sont stockées dans le fichier .CXC (catalogue)
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut consulter l'onglet, mais pas le modifier
  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue peut modifier les données

En mode ARCHITECTE, si l'onglet n'est pas protégé :

  • les données saisies sont stockées dans le fichier .CXU (catalogue utilisateur).
  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut modifier les données
  • les données de l'onglet sont communes à toutes les collections sauf pour les onglets de type "Observations"

Tous les onglets peuvent être personnalisés en Mode ARCHITECTE. les exemples décrits ci-après ne sont pas la règle.

L'onglet de type "Cotations et stock"

Il affiche le prix des objets du catalogue sur un nombre de colonnes équivalent aux différents états de conservation de l'objet.

Si la catalogue concerne des objets "collectionnnables", il faut ajouter en mode ARCHITECTE 1 ou 2 lignes de quantités afin que le colelctionneur puisse saisir le nombre d'objets possédés ou en doubles.

L'onglet de type Cotations et Stock
Exemple en Vue Fiche

Si l'on a choisi d'afficher le bouton DETAIL en mode ARCHITECTE, il suffit pour l'utilisateur de cliquer le bouton pour afficher le détail de la collection pour la fiche en cours

Les onglet de type "Observations" (Onglet02 à Onglet04)

Ce type d'onglet est idéal pour saisir un texte d'une grande longueur comme des observations, un historique, une description, etc. Cet onglet est doté d'une barre d'outils de mise en forme permettant de modifier l'alignement, le gras, l'italique, le souligné, la couleur, la police et la taille des caractères et ce pour tout ou partie du texte.

Si l'onglet a été verrouillé en mode ARCHITECTE :

  • les données saisies sont stockées dans le fichier .CXC
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut consulter les commentaires, mais pas les modifier

L'onglet de type Observations
Exemple en Vue Fiche: L'onglet est verrouillé par l'éditeur (cadenas)

Si l'onglet n'a pas été verrouillé en mode ARCHITECTE :

  • les données saisies sont stockées dans le fichier .CXU
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut modifier les commentaires
  • les observations personnelles sont strictement liées à une collection

L'onglet de type Notes personnelles
Exemple en Vue Fiche: L'onglet n'est pas verrouillé

Les boutons d'action pour ce type d'onglet sont :

Types de boutons

Le Zoom affiche une fenêtre de plus grande dimension afin de faciliter la saisie et la relecture.

La fonction zoom

Les onglet de type "Liens Web", "Audio/Vidéo", "e-Mails", "Documents" et "Images"

Ces onglets servent à stocker un nombre illimité de liens issus du Web ou de documents présents sur le disque ainsi que d'e-mails.

Si l'onglet a été verrouillé en mode ARCHITECTE :

  • les données saisies sont stockées dans le fichier .CXC.
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut consulter les données, mais pas les modifier

L'onglet Liens Web
Exemple en Vue Fiche: L'onglet est verrouillé par l'éditeur (cadenas)

Si l'onglet n'a pas été verrouillé en mode ARCHITECTE :

  • les données saisies sont stockées dans le fichier .CXU
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut modifier les données
  • les données sont communes à toutes les collections

L'onglet Correspondants
Exemple en Vue Fiche: L'onglet n'est pas verrouillé

L'onglet Document
Exemple en Vue Fiche: L'onglet n'est pas verrouillé

Les boutons d'action pour ce type d'onglet sont :

Type de boutons

Collectix utilise les logiciels installés sur votre ordinateur pour ouvrir les fichiers audios ou vidéos, les documents ou les images, ainsi que pour envoyer des e-mails ou ouvrir une page Web.

L'onglet de type "Thèmes"

Cet onglet sert à associer un nombre illimité de thèmes pour chaque fiche et de gérer la liste des thèmes.

Si l'onglet a été verrouillé en mode ARCHITECTE :

  • les données saisies sont stockées dans le fichier .CXC
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut consulter les thèmes, mais pas les modifier

L'onglet Thèmes
Exemple en Vue Fiche: L'onglet est verrouillé par l'éditeur (cadenas)

Si l'onglet n'a pas été verrouillé en mode ARCHITECTE :

  • les données saisies sont stockées dans le fichier .CXU
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut modifier la liste des thèmes et associer des thèmes à une fiche
  • les données sont communes à toutes les collections

L'onglet Thèmes
Exemple en Vue Fiche: L'onglet n'est pas verrouillé par l'éditeur

Les boutons d'action pour ce type d'onglet sont :

  • Liste des thèmes
  • Associer thèmes

Le bouton "Liste des thèmes" affiche une fenêtre avec la liste des fiches associées par thème.

La fenêtre Thèmes

Si l'onglet est protégé, les boutons "Ajouter", "Renommer" et "Supprimer" n'apparaissent pas.

Double-cliquer une fiche associée pour l'atteindre (ou bouton "Ouvrir").

Le bouton "Associer un thème" permet d'associer ou de dissocier la fiche à des thèmes.

Associer un thème

  • Cocher les thèmes à associer ou décocher les thèmes à dissocier

Les ongletx de type "Liste"

Ces onglets servent à établir des listes de tout type avec un nombre illimité de lignes pour chaque fiche.

Si la saisie dans cet onglet fait partie intégrante du catalogue, cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXC.

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue peut modifier la liste
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut consulter la liste, la parcourir, mais pas la modifier

L'onglet Liste en mode Saisie
Exemple en Mode Saisie: Les boutons d'action sont affichés

L'onglet Liste en mode Fiche
Exemple en Mode Fiche: L'onglet est verrouillé par l'éditeur (cadenas)

Si la saisie dans cet onglet est personnelle, ne pas cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXU

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer des lignes de la liste
  • les listes sont communes à toutes les collections

Recherche d'une fiche

Il existe plusieurs méthodes pour atteindre une fiche :

  • Les flèches de navigation
  • Le numéro de fiche
  • La loupe du titre
  • La loupe de chacune des numérotations
  • La recherche multi-critères

Seule la recherche multi-critères scanne tout le catalogue. Les autres recherches permettent le parcours des fiches de la sélection. En d'autres terme, si vous n'avez pas exécuté de recherche multi-critères qui réduit le nombre de fiches affichées, toutes les méthodes parcourent l'ensemble des fiches.

La vue Miniatures offre une autre possibilité de recherche, visuelle cette fois, avec ses 36 images par page.

La recherche multi-critères

Recherche par les flèches de navigation

  • Cliquer l'une des flèches pour changer de fiche

Boutons de navigation

Recherche par le numéro de fiche

C'est une méthode pour se rapprocher de la fiche désirée, généralement avant d'utiliser les flèches de navigation.

  • Cliquer sur le numéro de fiche actuel

Navigation par numéro de fiche

  • Saisir le numéro de fiche désiré
  • Appuyer sur Entrée

Recherche par la loupe du titre

  • Cliquer la loupe près du titre

Fenêtre de recherche

  • Dans la zone "Chercher", saisir le texte à rechercher
  • Cliquer le bouton "Cherche" (ou appuyer sur Entrée)
  • Sélectionner la ligne correspondant à la fiche à atteindre puis cliquer sur OK (ou double-cliquer)

Collectix ouvre la fiche correspondante.

Recherche par la loupe d'une numérotation

  • Cliquer la loupe près de la numérotation

Recherche par numérotation

  • Dans la zone "Chercher", saisir le numéro à rechercher
  • Une fois la ligne sélectionnée, cliquer "OK" (ou double-cliquer sur la ligne)

Collectix ouvre la fiche correspondante.

Recherche multi-critères

La recherche multi-critères est décrite dans la sélection des critères, et la préparation des critères dans le mode Architecte des critères.

Tri des fiches

Les fiches Collectix sont par défaut trièes par ordre alphabétique du titre.

Pour changer l'ordre de tri :

  • Cliquer le bouton "Outils" puis "Options de tri..." dans le menu contextuel ou dans le menu "Outils", choisir "Options de tri..."

Le bouton Outil

La fenêtre de tri

Collectix vous autorise à affiner vos tris sur 4 niveaux.

Un tri de priorité 2 permet de trier les fiches dont la priorité 1 est identique.

Pour des timbres, il serait logique de trier en priorité 1 par pays, en priorité 2 par rubrique et en priorité 3 par numéro. Inutile d'ajouter une priorité 4 puisque le numéro de timbre de chaque rubrique d'un pays est censé être différent.

Collectix tri les numéros alphabétiquement mais en tenant compte de chiffres éventuels.

Les fiches apparaitront dans l'ordre 1, 1a, 2, 2a, 2b, 10, 10a, 11 et non dans l'ordre 1, 1a, 10, 10a, 11, 2, 2a, 2b.

C'est le mode d'affichage indispensable pour pouvoir modifier les données et choisir les images de la fiche. Nous expliquons également plus bas l'utilisation de la saisie rapide.

  • Cliquer le bouton "Modifier la fiche"

Boutons de fiche

La fenêtre de fiche

La fenêtre est composée de deux parties :

  • le bandeau d'en-tête
  • la fiche en cours

Il est à noter que la modification du titre, des 20 zones de saisie, des prix et des commentaires nécessite une sauvegarde avec le bouton vert "Enregistrer les modifications". La sauvegarde des images et des onglets de type Liste (vidéos, liens Web, documents, etc.) est automatique.

Le bandeau d'en-tête

La fenêtre de fiche

La fiche en cours

Le fenêtre de saisie permet de compléter les informations de la fiche.

  • Le titre
  • Les images
  • Les 20 zones de saisie
  • Les onglets protégés

L'ensemble de la fiche peut être personnalisée en Mode ARCHITECTE.

Le titre

  • Cliquer dans le titre

Le titre

  • Saisir le texte

Le titre

Après avoir modifié les informations de la fiche, ne pas oublier de cliquer le bouton "Enregistrer les modifications" situé dans le bandeau d'en-tête.

Les images

La zone de l'image fait apparaître l'image par défaut de la fiche et près d'elle la liste complète des images ajoutées par l'éditeur (Voir Ajouter des images en mode Saisie).

Collectix peut lire différents types d'image :

  • Jpeg (.jpg)
  • Bitmap (.bmp)
  • Gif (.gif) > pas de zoom possible
  • Png (.png)

La zone image

Ajouter une image

Collectix peut lire les images jpg, bmp, gif et png. Les performances seront meilleures avec des images qui ne sont pas trop lourdes.

  • Cliquer le bouton (Ajouter une image)

Ajouter une image

  • Dans la zone "Type de fichiers", choisir entre Jpeg, Bitmap, GIF ou PNG
  • Sélectionner l'image
  • Cliquer le bouton "Ouvrir"

L'image apparait dans la zone Image et une miniature de celle-ci est ajoutée dans la liste des images.

Si cette image est la première de la fiche, elle est automatiquement cochée dans la liste des images comme étant l'image par défaut.

Les images d'un format/taille trop important ne pourront être stockées par Collectix. L'emplacement de l'image restera vide en mode Fiche ou en mode Miniatures alors que le fichier de l'image existe. Il faudra envisager d'utiliser un logiciel pour réduire le format ou la taille de l'image. Nous avons constaté chez un utilisateur que des images de résolution 3000 x 2000 posent problème et d'autres avec une résolution de 2000 x 1000 s'affichent. Il semble que la résolution maximale soit de 2 millions (largeur par hauteur)..

Coller une image du Web

  • Afficher une page Web.
  • Tant que le site permet de mémoriser une image, il est possible de la coller dans Collectix.
  • Placer la souris sur l'image et cliquer le bouton droit
  • Choisir "Copier l'image"

Copier une image

  • Dans Collectix, cliquer le bouton (Coller une image du Web)

Ajouter une image

Collectix crée un fichier sur disque contenant l'image. Le nom du fichier est par défaut la Numerotation01. Vous pouvez en mode Architecte définir quel est le champ qui sert à nommer les images collées du Web.

L'image apparait dans la zone Image et une miniature de celle-ci est ajoutée dans la liste des images.

Modifier le titre de l'image

Le titre de l'image apparait lorsque la souris survole l'image. Il peut être également affiché en mode Miniatures.

  • Dans la liste des images, sélectionner l'image dont on souhaite modifier le titre
  • Cliquer le bouton (Modifier le titre)

Modifier le titre d'une image

  • Saisir le nouveau titre

Modifier le titre d'une image

  • Cliquer OK

Modifier le titre d'une image

Le titre est affiché lorsque la souris survole l'image.

Supprimer une image

  • Dans la liste des images, sélectionner l'image à retirer de la base de données
  • Cliquer le bouton (Supprimer l'image)
Choisir l'image par défaut

L'image par défaut est l'image qui sera affichée en grand format .

  • Dans la liste des images, cocher la case de l'image à faire apparaître par défaut

Zoomer sur l'image

Pour zoomer une image, cliquer celle-ci et utiliser la mollette de la souris (ou utiliser les touches + et -).

Un simple clic permet de revenir à la fiche (ou appuyer sur la touche Echap)

Les 20 zones de saisie

Chacun des 20 champs de saisie peuvent ici être modifiés. Il suffit de saisir la nouvelle donnée dans le champ correspondant.

Particularité d'une liste

Il suffit de saisir une seule fois une donnée pour qu'elle soit ensuite disponible pour toutes les autres fiches.

Particularité d'une date

Une date peut être saisie sous la forme jj/mm/aa ou en cliquant le calendrier pour sélectionner la date désirée.

Après avoir modifié les informations de la fiche, ne pas oublier de cliquer le bouton "Enregistrer les modifications" situé dans le bandeau d'en-tête.

Les onglets

En mode Saisie, seuls les onglets protégés sont visibles. Les autres onglets (non protégés) sont personnels et visibles uniquement en Vue Fiche

L'onglet de type "Cotations et stock"

Il affiche le prix de l'objet sur un nombre de colonnes équivalent aux différents états de conservation de l'objet.

Les autres champs ne concernent que la gestion de la collection et ne sont donc pas visibles.

Vue de l'onglet Cotations et Stock

Les onglet de type "Observations" (Onglet02 à Onglet04)

Ce type d'onglet est idéal pour saisir un texte d'une grande longueur comme des observations, un historique, une description, etc. Cet onglet est doté d'une barre d'outils de mise en forme permettant de modifier l'alignement, le gras, l'italique, le souligné, la couleur , la police et la taille des caractères et ce pour tout ou partie du texte.

Vue de l'onglet Observation

  • Cliquer la loupe pour zoomer sur le texte.

Le Zoom affiche une fenêtre de plus grande dimension afin de faciliter la saisie et la relecture.

Zoom sur le texte

Les onglet de type "Liens Web", "Audio/Vidéo", "e-Mails", "Documents" et "Images"

Ces onglets servent à stocker un nombre illimité de liens issus du Web ou de documents présents sur le disque ainsi que d'e-mails.

Vue de l'onglet email

Vue de l'onglet documents

Les boutons d'action pour ce type d'onglet sont :

Les boutons d'action

Collectix utilise les logiciels installés sur votre ordinateur pour ouvrir les fichiers audios ou vidéos, les documents ou les images, ainsi que pour envoyer des e-mails ou ouvrir une page Web.

L'onglet de type "Thèmes"

Cet onglet sert à associer un nombre illimité de thèmes pour chaque fiche et de gérer la liste des thèmes.

Vue de l'onglet Thèmes

Les boutons d'action pour ce type d'onglet sont :

  • Liste des thèmes
  • Associer thèmes

Le bouton "Liste des thèmes" affiche une fenêtre avec la liste des fiches associées par thème.

Liste des thèmes

Double-cliquer une fiche associée pour l'atteindre (ou bouton "Ouvrir").

Le bouton "Associer un thème" permet d'associer ou de dissocier la fiche à des thèmes.

Associer un thème

  • Cocher les thèmes à associer ou décocher les thèmes à dissocier

Les ongletx de type "Liste"

Ces onglets servent à établir des listes de tout type avec un nombre illimité de lignes pour chaque fiche.

Vue d'un onglet de type liste

Saisie rapide

Il peut être rapidement lassant de créer les fiches une par une ou de les parcourir pour changer un prix dans chacune d'entre elles.

  • Cliquer le bouton "Outils" puis "Saisie rapide..." dans le menu contextuel ou dans le menu "Outils", choisir "Saisie rapide"

Activer la saisie rapide

L'outil de Saisie rapide affiche le titre des fiches du catalogue, les numérotations et les prix.

Fenêtre de saisie rapide

Modification des données

  • Cliquer dans la cellule désirée et saisir la nouvelle donnée.
  • Procéder de même sur d'autres lignes
  • Collectix mémorise toutes les lignes modifiées
  • Cliquer le bouton "Enregistrer"

Ajout de fiches

  • Cliquer le bouton "Nouveau" : Le curseur se positionne sur une nouvelle ligne à l'emplacement du titre.
  • Saisir les données de la ligne
  • Créer d'autres lignes au besoin
  • Cliquer le bouton "Enregistrer"

Vous pouvez à la fois modifier des données et ajouter de nouvelles lignes. Le bouton "Enregistrer" sait faire la différence entre les fiches à mettre à jour et celles à ajouter.

Atteindre une fiche

  • Cliquer dans la ligne concernée
  • Cliquer le bouton "Ouvrir" ou double-cliquer sur la ligne.

Le mode ARCHITECTE sert à modifier l'apparence ou le comportement de la FICHE. Après sauvegarde, les changements effectués sont automatiquement répercutés sur les modes Lecture et Saisie de la fiche.

Le mode architecte

Le mode ARCHITECTE permet de :

  • Personnaliser la zone "Titre"
  • Personnaliser la zone "Images"
  • Personnaliser chacune des 20 zones de saisie
  • Personnaliser l'arrière-plan
  • Personnaliser la zone "Onglets"
  • Modifier la position des 6 blocs
  • Personnaliser les critères de sélection

mais aussi :

  • Enregistrer les changements
  • Enregistrer la personnalisation dans un modèle

Personnaliser la zone "Titre"

Le titre est le principal élément caractérisant une fiche d'une autre, il doit donc être suffisamment visible et lisible.

  • Cliquer le bouton "Personnaliser le titre"

Les boutons d'action

La fenêtre de personnalisation

Les différentes options de personnalisation du titre

  • Les attributs Gras, Italique et Souligné
  • L'alignement horizontal du titre (le centrage est conseillé)
  • La taille et la police des caractères
  • La couleur du texte et la couleur du fond ainsi que l'opacité du fond (opaque par défaut)
  • La couleur du cadre
  • Un texte de bulle d'aide qui explique la zone Titre (exemple pour de la musique : Titre de l'album)

A savoir : Pour enlever une couleur, cliquer "..." puis cliquer le bouton "Annuler"

N'oubliez pas d'enregistrer le mode ARCHITECTE avant de retourner en Vue FICHE.

Personnaliser la zone "Images"

La Zone "Images" fait partie des éléments les plus importants de la fiche. Un catalogue se doit de présenter au moins une image par fiche et de qualité.

  • Cliquer le bouton "Personnaliser la Zone Images"

Les boutons d'action

La fenêtre de personnalisation

Les différentes options de personnalisation de la zone "Images"

  • La couleur de l'intitulé "Images" situé au dessus de la liste des images
  • Le choix de l'image par défaut, c'est-à-dire lorsqu'une fiche ne contient aucun image. Collectix propose un choix de 11 images. Vous pouvez ajouter des images dans le sous-dossier NoPicture pour les rendre disponibles pour la personnalisation.

Les différentes images par défaut

  • La couleur de fond pour la zone de l'image
  • Le choix d'encadrer la zone de l'image avec sélection de la couleur de la bordure
  • Le choix du champ Collectix qui servira à nommer les images collées du Web et le répertoire par défaut pour la sauvegarde de ces fichiers. Cette fonctionnalité est expliquée au paragraphe "Coller une image du Web".

A savoir : Pour enlever une couleur, cliquer "..." puis cliquer le bouton "Annuler"

Personnlisation de la zone image

N'oubliez pas d'enregistrer le mode ARCHITECTE avant de retourner en Vue FICHE.

Personnaliser les zones de saisie

Vous avez probablement mis sur papier la liste des champs que vous souhaiteriez voir apparaître sur la fiche de votre catalogue. Collectix dispose de 20 champs de saisie, sans compter les onglets expliqués plus loin.

Si vous avez ouvert le catalogue exemple.cxc, le mode Architecte vous montre ceci :

Personnlisation de la zone de saisie

Si vous venez de créer un catalogue sans utiliser de modèle prédéfini, le mode Architecte vous montre ceci :

Personnlisation de la zone de saisie

Dans ce dernier cas, il va falloir personnaliser chaque champ afin de leur choisir un type de saisie (texte, date, case à cocher, etc.), leur donner un titre, etc.

  • Cliquer le bouton "Personnaliser le champ de saisie"

La fenêtre de personnalisation

Les différents types de champ

  • A la ligne "Données source", ouvrez la liste

La fenêtre de personnalisation

Choisir le type de champ approprié aux futures saisie.

  • Numérotation : pour saisir un numéro de catalogue qui servira d'identifiant unique. En vue FICHE, les champs "Numérotation" sont dotés d'une loupe pour une recherche rapide d'un numéro. Si vous escomptez coller dans Collectix des images du Web, les noms des fichiers jpeg créés sur votre disque sont nommés par la Numerotation01.

Champ de type numérotation

  • Texte : Un champ de type "Texte" permet de saisir une donnée alpha-numérique de 255 caractères maximum. C'est le type de champ idéal pour saisir des catégories, des pays, le titre original d'un film, les couleurs d'un timbre, etc. Un champ de type "Texte" peut être affiché sous forme de liste pour faciliter la saisie.

Champ de type texte

Champ de type texte

  • Numérique : Ce type de champ est réservé aux saisies strictement numériques pouvant faire l'objet d'un calcul. Tout caractère alphabétique est interdit. Prenons l'exemple de l'année, il est préférable de mettre l'année dans un champ de type "Texte" pour pouvoir écrire "2013" ou "2013-2014", mais surtout il n'est pas envisageable de faire la somme des années ou une moyenne, c'est donc un champ "Texte". Le nombre de titres d'un album, ou le tirage d'un timbre sont des saisies numériques.

Champ de type numérique

  • Date : A utiliser pour la saisie d'une date complète comme une date d'émission, de sortie, de commercialisation, de parution, etc.

Champ de type date

  • Coche : Fait apparaitre une case à cocher. Utile pour répondre à une question de type binaire. Emis ? Sous-titrage ? En couleurs ? Oui si la case est cochée, non si la case n'est pas cochée

Champ de type coche

Les différentes options de personnalisation d'un champ de saisie

Le titre

  • Le titre : c'est l'intitulé qui apparaitra devant le champ de saisie. Tous types de champ. Il est conseillé d'ajouter au titre du champ l'unité de mesure correspondant à la saisie. ex. : Poids (en g), Dimensions (en mm).
  • Les attributs du titre : gras, italique, souligné. Tous types de champ.
  • La couleur de texte et la couleur de fond du titre Tous types de champ.
  • L'opacité de la couleur de fond du titre Tous types de champ.
  • L'alignement horizontal et vertical du titre Tous types de champ.
  • La taille et la police de caractères du titre Tous types de champ.

La zone de saisie

  • Les attributs : gras, italique, souligné. Tous types de champ sauf Coche.
  • La largeur de la zone. Tous types de champ sauf Coche et Date.
  • La couleur de texte et la couleur de fond. Tous types de champ sauf Coche.
  • L'opacité de la couleur de fond. Tous types de champ sauf Coche.
  • L'alignement horizontal et vertical. Tous types de champ sauf Coche et Date.
  • La taille et la police de caractères. Tous types de champ sauf Coche.
  • Le type de saisie. Champ Texte seulement. Le type de saisie peut être "Texte" pour une saisie simple ou "Liste" pour faire apparaître le champ sous la forme d'une liste de choix.
  • Bulle d'aide : Texte à afficher lorsque le pointeur de la souris approche du champ de saisie ou de son titre. Tous types de champ.
  • Cadre : Permet de tracer un cadre de couleur autour du champ de saisie pouvant englober les champs suivants. Tous types de champ.
  • Texte par défaut : Texte apparaissant automatiquement à la création d'une fiche. Champ Texte seulement.
  • Valeur par défaut : Valeur apparaissant automatiquement à la création d'une fiche. Champs Numerique et Coche.
  • Date par défaut : Date apparaissant automatiquement à la création d'une fiche. Champ Date seulement. Collectix offre la possibilité d'afficher comme date par défaut :
    • la date du jour
    • le 1er jour du mois en cours
    • le dernier jour du mois en cours
    • la date du jour + x jours
    • la date du jour + x jours à fin de mois
    • la date du jour + x jours à début de mois

A savoir : L'aperçu vous affiche avant validation l'aspect qu'aura le champ en mode Saisie.

N'oubliez pas d'enregistrer le mode ARCHITECTE avant de retourner en Vue FICHE.

Définissez correctement les types de champ AVANT de saisir des données. Si vous remplacez un champ TEXTE02 par NUMERIQUE01, les saisies deja effectuées restent rattachées à TEXTE02

Personnaliser l'arrière-plan

Le fond de la fiche n'est pas un élément à négliger, il contribue grandement à l'image que se fait l'utilisateur de votre catalogue.

  • Cliquer le bouton "Personnaliser l'arrière-plan"

Le bouton est toujours situé à l'opposé du titre, près des boutons de personnalisation des champs de saisie du bloc Saisie 1.

Le bouton d'action

Personnaliser l'arrière-plan

Les différents types de fond :

  • Aucun : Le fond de la fiche affichera une couleur de fond légèrement bleutée, simple mais agréable.
  • Uni : Colorie le fond de la fiche d'une couleur unie. Cliquer "..." pour choisir la couleur de fond et au besoin faites coulisser le potentiomètre de l'opacité.

Personnaliser l'arrière-plan

  • Dégradé : Colorie le fond de la fiche en créant un dégradé de deux couleurs. Cliquer "..." pour choisir la couleur de fond et au besoin faites coulisser le potentiomètre de l'opacité. Choisir le style "Horizontal" ou "Vertical".

Personnaliser l'arrière-plan

  • Image : Affiche une image au milieu de la fiche.
  • Texture : Affiche une image répétée jusqu'à remplir le fond de la fiche. Cliquer "..." pour choisir le fichier. Collectix dispose d'environ 235 textures installées par le logiciel dans le sous-dossier "Textures", et plus de 10 000 autres à télécharger sur l'un de nos sites (www.philatelix.fr et www.collectix.fr).

Personnaliser l'arrière-plan

N'oubliez pas d'enregistrer le mode ARCHITECTE avant de retourner en Vue FICHE.

Personnaliser la zone "Onglets"

La zone "Onglets" permet l'affichage d'onglets spécialisés pour des commentaires, des fichiers vidéos, des fichiers musicaux, des listes, etc. Il existe 9 types d'onglet pour un total de 14 onglets maximum.

  • Cliquer le bouton "Personnaliser la zone Onglets"

Les boutons d'action

Personnaliser les onglets

La fenêtre ci-dessus est composée de 3 parties :

  • En haut à gauche, la sélection des onglets disponibles
  • En haut à droite, l'aperçu de la zone "Onglets"
  • En bas, les éléments de personnalisation pour l'onglet sélectionné

Pour ajouter un onglet :

  • Dans la colonne "Visible" de la liste, Cocher la case de l'onglet à afficher.
  • Dans le cadre de personnalisation, donner un nom à l'onglet dans la zone "Titre de l'onglet".
  • Cliquer le bouton "Appliquer les changements"

Détail de chaque type d'onglet

L'onglet de type "Cotations et stock" (Onglet01)

Cet onglet est obligatoire si l'on souhaite afficher les prix de l'objet ou gérer sa collection

Personnaliser les onglets

Les éléments de personnalisation :

  • Titre de l'onglet : il apparaîtra sur le volet de l'onglet.
  • Afficher la ligne des prix : Cocher cette case si les "objets" du catalogue ont une valeur de catalogue ou de marché.
  • Nombre de colonnes : Choisir une valeur comprise entre 1 et 6 représentant les différents états de conservation (Neuf + Occasion = 2 par exemple).
  • Titres : Donner un titre à chacune des colonnes
  • Forcer l'affichage des décimales : Permet de s'assurer que les futurs prix saisis s'affichent avec le même nombre de décimales.
  • Afficher la ligne des quantités 1 : Cocher cette case pour permettre à l'utilisateur de saisir la quantité par exemple possédée pour chaque état de conservation. Donner un titre à cet ensemble.
  • Afficher la ligne des quantités 2 : Cocher cette case pour permettre à l'utilisateur de saisir la quantité par exemple en doubles pour chaque état de conservation. Donner un titre à cet ensemble.
  • Afficher le bouton DETAIL : Cocher cette case si l'on souhaite détailler chaque objet (Nom du vendeur, date d'achat, etc.)
  • Afficher la case "Ne pas acquérir" : Cocher cette case pour que l'utilisateur puisse empêcher l'objet de faire partie des manques alors qu'il ne souhaite pas acquérir l'objet.

Vue de l'onglet collection
Exemple en vue fiche

L'onglet de type "Observations" (Onglet02 à Onglet04)

Cet onglet est idéal pour saisir un texte d'une grande longueur comme des observations, un historique, une description, etc. Cet onglet est doté d'une barre d'outils de mise en forme permettant de modifier l'alignement, le gras, l'italique, le souligné, la couleur , la police et la taille des caractères et ce pour tout ou partie du texte.

Il faut se rappeler que votre catalogue sera plus tard susceptibble d'être diffusé à des tiers, et ces personnes n'auront accès ni au mode Architecte, ni au mode Saisie mais seulement à la Vue FICHE. Votre base de données Utilisateur (.CXU) ne sera pas diffusée.

Si la saisie dans cet onglet fait partie intégrante du catalogue, cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXC.

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue peut modifier les commentaires
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut consulter les commentaires, les parcourir, mais pas les modifier

Vue de l'onglet observation
Exemple en vue fiche

Si la saisie dans cet onglet est une observation personnelle, ne pas cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXU

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut modifier les commentaires
  • Les observations personnelles sont strictement liées à une collection

Vue de l'onglet note personnelle
Exemple en vue fiche

L'onglet de type"Liens Web" (Onglet05)

Cet onglet sert à stocker un nombre illimité de liens Web pour chaque fiche.

Le mode ARCHITECTE donne le choix entre :

  • Afficher le titre ET le lien
  • Afficher le titre seul
  • Afficher le lien seul

Dans ces deux derniers cas, lorsque l'utilisateur modifie la ligne, les deux informations apparaissent.

Si la saisie dans cet onglet fait partie intégrante du catalogue, cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXC.

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue peut modifier les liens
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut consulter les liens Web, les parcourir, mais pas les modifier

Vue de l'onglet liens web en mode saisie
Exemple en vue saisie: les boutons sont affichés

Vue de l'onglet liens web en mode fiche
Exemple en vue fiche

Si la saisie dans cet onglet est personnelle, ne pas cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXU

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer des liens
  • Les liens personnels sont communs à toutes les collections

L'onglet de type "Documents" (Onglet06)

Cet onglet sert à stocker un nombre illimité de liens vers des documents stockés sur le disque.

Le mode ARCHITECTE donne le choix entre :

  • Afficher le titre ET le chemin
  • Afficher le titre seul
  • Afficher le chemin seul

Dans ces deux derniers cas, lorsque l'utilisateur modifie la ligne, les deux informations apparaissent.

Les données saisies sont jugées personnelles et sont toujours conservées dans le fichier .CXU (fichier Utilisateur).

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer des liens vers des documents
  • Les liens vers des documents sont communs à toutes les collections

Vue de l'onglet document
Exemple en vue fiche: l'onglet n'est jamais vérouillé

L'onglet de type "Audio/Vidéo" (Onglet07 à Onglet08)

Ces onglets servent à stocker un nombre illimité de liens vers des fichiers audio ou vidéos stockés sur le disque.

Le mode ARCHITECTE donne le choix entre :

  • Afficher le titre ET le chemin
  • Afficher le titre seul
  • Afficher le chemin seul

Dans ces deux derniers cas, lorsque l'utilisateur modifie la ligne, les deux informations apparaissent.

Les données saisies sont jugées personnelles et sont toujours conservées dans le fichier .CXU (fichier Utilisateur).

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer des liens vers des des fichiers audio ou vidéos
  • Les liens vers des fichiers audio ou vidéos sont communs à toutes les collections

Vue de l'onglet vidéo
Exemple en vue fiche: l'onglet n'est jamais vérouillé

L'onglet de type "E-mails" (Onglet09)

Cet onglet sert à stocker un nombre illimité d'e-mails.

Le mode ARCHITECTE donne le choix entre :

  • Afficher le titre ET l'e-mail
  • Afficher le titre seul
  • Afficher l'e-mail seul

Dans ces deux derniers cas, lorsque l'utilisateur modifie la ligne, les deux informations apparaissent.

Les données saisies sont jugées personnelles et sont toujours conservées dans le fichier .CXU (fichier Utilisateur).

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer des e-mails
  • Les e-mails sont communs à toutes les collections

Vue de l'onglet correspondant
Exemple en vue fiche: l'onglet n'est jamais vérouillé

L'onglet de type "Thèmes" (Onglet10)

Cet onglet sert à associer un nombre illimité de thèmes pour chaque fiche et de gérer la liste des thèmes.

Si la saisie dans cet onglet fait partie intégrante du catalogue, cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXC.

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue peut associer des thèmes et gérer la lise des thèmes
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut consulter les thèmes associés, les parcourir, mais pas les modifier

Vue de l'onglet correspondant
Exemple en vue saisie: les boutons d'action sont affichés

Vue de l'onglet correspondant
Exemple en vue fiche: l'onglet n'est jamais vérouillé

Si la saisie dans cet onglet est personnelle, ne pas cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXU

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut associer des thèmes et gérer la liste des thèmes
  • Les thèmes associés sont communs à toutes les collections

L'onglet de type "Images" (Onglet 11)

Cet onglet sert à stocker un nombre illimité de liens vers des images.

Le mode ARCHITECTE donne le choix entre :

  • Afficher le titre ET le chemin
  • Afficher le titre seul
  • Afficher le chemin seul

Dans ces deux derniers cas, lorsque l'utilisateur modifie la ligne, les deux informations apparaissent.

Il est fortement déconseillé de verrrouiller cet onglet car Collectix conserve ici le lien vers des images du disque et la diffusion du catalogue empêcherait d'accéder aux images. Vous pouvez néanmoins verrouiller l'onglet si le catalogue est à votre usage personnel.

Nous considèrerons donc ici que les données saisies sont jugées personnelles et doivent être conservées dans le fichier .CXU (fichier Utilisateur).

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer des liens sur des images
  • Les images sont communnes à toutes les collections

Vue de l'onglet image
Exemple en vue fiche: l'onglet n'est jamais vérouillé

L'onglet de type "Liste" (Onglet12 à Onglet14)

Ces onglets servent à établir des listes de tout type avec un nombre illimité de lignes pour chaque fiche.

Si la saisie dans cet onglet fait partie intégrante du catalogue, cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXC.

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue peut modifier la liste
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut consulter la liste, la parcourir, mais pas la modifier

Vue de l'onglet liste
Exemple en vue saisie: les boutons d'action sont affichés

Vue de l'onglet liste
Exemple en vue fiche

Si la saisie dans cet onglet est personnelle, ne pas cocher la case "Verrouiller la saisie en mode fiche". Les données saisies sont stockées dans le fichier .CXU

  • en mode Saisie, l'éditeur du catalogue ne voit pas cet onglet
  • en Vue Fiche, l'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer des lignes de la liste
  • Les listes sont communes à toutes les collections

Modifier la position des 6 blocs

Le mode ARCHITECTE de la FICHE est composé de 6 blocs indépendants. La séparation entre chacun des blocs est matérialisée par un trait jaune.

Vue de la fiche Architecte
Exemple en vue fiche

Vous pouvez à votre gré déplacer latéralement chacun des blocs.

  • Cliquer le bouton "Réordonner les blocs"

Les boutons d'action

Fenêtre de positionnement des blocs

  • Cliquer les flèches vertes pour inverser la position de deux blocs

Dans l'exemple suivant nous inversons la position de "TITRE" et "SAISIE BLOC 1" et celle de "ONGLET" et "SAISIE BLOC 3"

Fenêtre de positionnement des blocs

  • Cliquer le bouton OK

Vue de la fiche Architecte

N'oubliez pas d'enregistrer le mode ARCHITECTE avant de retourner en Vue FICHE.

Le bouton d'enregistrement

Reproduire la mise en forme

Cet outil a été réalisé afin de faciliter le travail de personnalisation de la fiche. Collectix peut reproduire l'ensemble des éléments de personnalisation d'un champ sur un autre à condition que les deux champs soient de même type (Texte avec Texte, Numérotation avec Numérotation, Date avec Date, etc.).

Reproduisons par exemple la mise en forme du champ "Format" sur le champ "Série".

Reproduire la mise en forme

  • Cliquer le bouton "Dupliquer les propriétés de mise en forme"

Le bouton d'action

Fenêtre dupliquer la mise en forme

  • Dans la zone "Champ source", choisir le champ correspondant à "Format"
  • Dans la zone "Champ cible", choisir le champ correspondant à "Série"

Fenêtre dupliquer la mise en forme

Le format du champ "Série" est maintenant identique à celui du champ "Format".

La vue LISTE

La vue Liste est simple (mais personnalisable) et permet d'atteindre rapidement la fiche que l'on souhaite consulter.

  • Cliquer le bouton "Liste"

Le bouton liste

La vue liste

Certains éléments de cette vue sont personnalisables. Voir personnaliser la vue Liste.

La fenêtre est composée de deux parties :

  • le bandeau d'en-tête
  • Un tableau de n lignes représentant l'ensemble des fiches de la sélection actuelle

Le bandeau d'en-tête

Les boutons d'action

Atteindre une fiche

  • Double-cliquer sur l'une des lignes pour atteindre la fiche correspondante.

Le mode ARCHITECTE de la LISTE

Le mode ARCHITECTE sert à modifier l'apparence de la LISTE. Après sauvegarde, les changements effectués sont automatiquement répercutés sur la vue Liste.

La vue liste en mode architecte

Le mode ARCHITECTE permet de :

  • Choisir les champs à afficher en Vue Liste
  • Modifier la largeur des colonnes
  • Personnaliser l'arrière-plan
  • Personnaliser les critères de sélection

mais aussi :

  • Enregistrer les changements
  • Enregistrer la personnalisation dans un modèle

Choisir les champs à afficher en Vue Liste

  • Cliquer la corbeille pour vider la liste des champs sélectionnés
  • Dans la liste des champs disponibles, cliquer une zone de saisie et cliquer la flèche ou double-cliquer l'une des zones de saisie

Le contenu de la liste

Modifier la largeur des colonnes

Pour rendre plus agréable la lecture de la liste, il faut modifier la largeur des colonnes.

Modification de la largeur

  • Amener la souris sur le trait de séparation qui sépare deux colonnes
  • Maintenir le bouton gauche appuyé
  • Déplacer la souris latéralement et lâcher le bouton

Modification de la largeur

Personnaliser l'arrière-plan

Les différents types de fond :

  • Aucun : Le fond de la fiche affichera une couleur de fond légèrement bleutée, simple mais agréable.
  • Uni : Colorie le fond de la fiche d'une couleur unie. Cliquer "..." pour choisir la couleur de fond et au besoin faites coulisser le potentiomètre de l'opacité.
  • Dégradé : Colorie le fond de la fiche en créant un dégradé de deux couleurs. Cliquer "..." pour choisir la couleur de fond et au besoin faites coulisser le potentiomètre de l'opacité. Choisir le style "Horizontal" ou "Vertical".
  • Image : Affiche une image au milieu de la fiche.
  • Texture : Affiche une image répétée jusqu'à remplir le fond de la fiche. Cliquer "..." pour choisir le fichier. Collectix dispose d'environ 235 textures installées par le logiciel dans le sous-dossier "Textures", et plus de 10 000 autres à télécharger sur l'un de nos sites (www.philatelix.fr et www.collectix.fr).

Dans l'exemple suivant nous choisissons d'afficher une texture.

Modification de l'arrière-plan

N'oubliez pas d'enregistrer le mode ARCHITECTE avant de retourner en Vue LISTE.

La Vue Liste est conforme aux choix faits en mode Architecte.

La vue liste

La vue MINIATURES

La vue MINIATURES est probablement la vue la plus confortable pour parcourir le catalogue et atteindre la fiche que l'on souhaite consulter.

  • Cliquer le bouton "Miniatures"

Le bouton miniatures

La vue miniatures

Les leds rouges et vertes indiquent respectivement les objets non possédés et les objets possédés. Pour qu'un objet soit interprété comme "Possédé", il faut d'une part que la première ligne de quantité soit active en mode Architecte de la fiche pour le premier onglet, et que la saisie fasse apparaitre une quantité minimum de 1 dans une des colonnes (Neuf, oblitéré, etc). Si aucune quantité n'apparait sur la première ligne de quantité, l'objet est considéré comme "Non possédé". Voir OUTILS puis PREFERENCES pour afficher ou non les leds.

Certains éléments de cette vue sont personnalisables. Voir personnaliser la vue Miniatures.

La fenêtre est composée de deux parties :

  • le bandeau d'en-tête
  • Une page de 36 images miniatures

Si l'un des 36 emplacements affiche un cadre noir alors que la fiche contient une ou plusieurs images :

  • Aller en Vue Fiche
  • Cliquer le bouton "Modifier la fiche"
  • Dans la liste des images de la fiche, cocher celle qui deviendra l'image par défaut

Le bandeau d'en-tête

Les boutons d'action

Atteindre une fiche

  • Double-cliquer sur l'une des miniatures pour atteindre la fiche correspondante.

Navigation par les flèches

  • Cliquer l'une des flèches pour changer de page

Les flèches de navigation

Recherche par le numéro de page

C'est une méthode pour se rapprocher de la fiche désirée, généralement avant d'utiliser les flèches de navigation.

  • Cliquer sur le numéro de page actuel

Navigation par numéro de page

  • Saisir le numéro de page désiré
  • Appuyer sur Entrée

Le mode ARCHITECTE des MINIATURES

Le mode ARCHITECTE sert à modifier quelques éléments de la vue Miniatures. Après sauvegarde, les changements effectués sont automatiquement répercutés sur la vue Miniatures.

La vue architecte de Miniatures

Le mode ARCHITECTE permet de :

  • Choisir le texte à afficher lors du survol de l'image par la souris
  • Choisir le texte à afficher sous l'image
  • Tracer un contour de couleur autour de l'image
  • Personnaliser l'arrière-plan
  • Personnaliser les critères de sélection

mais aussi :

  • Enregistrer les changements
  • Enregistrer la personnalisation dans un modèle

Choisir le texte à afficher lors du survol

  • Ouvrir la liste du texte de survol et choisir l'une des zones de saisie ou le titre de l'image
  • Modifier au besoin les attributs de mise en forme

Choisir le texte à afficher sous l'image

  • Ouvrir la liste du texte d'intitulé et choisir l'une des zones de saisie ou le titre de l'image
  • Modifier au besoin les attributs de mise en forme

Tracer un contour de couleur autour de l'image

  • Dans la zone "Couleur" du contour de l'image, cliquer "..." et choisir une couleur

Définir la couleur de contour

Personnaliser l'arrière-plan

Les différents types de fond :

  • Aucun : Le fond de la fiche affichera une couleur de fond légèrement bleutée, simple mais agréable.
  • Uni : Colorie le fond de la fiche d'une couleur unie. Cliquer "..." pour choisir la couleur de fond et au besoin faites coulisser le potentiomètre de l'opacité.
  • Dégradé : Colorie le fond de la fiche en créant un dégradé de deux couleurs. Cliquer "..." pour choisir la couleur de fond et au besoin faites coulisser le potentiomètre de l'opacité. Choisir le style "Horizontal" ou "Vertical".
  • Image : Affiche une image au milieu de la fiche.
  • Texture : Affiche une image répétée jusqu'à remplir le fond de la fiche. Cliquer "..." pour choisir le fichier. Collectix dispose d'environ 235 textures installées par le logiciel dans le sous-dossier "Textures", et plus de 10 000 autres à télécharger sur l'un de nos sites (www.philatelix.fr et www.collectix.fr).

Dans l'exemple suivant nous choisissons d'afficher une dégradé vertical.

Définir un dégradé

N'oubliez pas d'enregistrer le mode ARCHITECTE avant de retourner en Vue MINIATURES.

La Vue Miniatures est conforme aux choix faits en mode Architecte.

La vue en mode architecte

Les critères de sélection

Lorsqu'un catalogue est ouvert, le parcours des fiches se fait sur la totalité du catalogue. Pour faciliter l'accès à certaines fiches, il peut être utile de faire une sélection.

Le bouton "Recherche multi-critères" est affiché dans les 3 vues (Fiche, Liste et Miniatures)

  • Cliquer le bouton (Recherche multi-critères)

Le bouton de recherche

Lorsqu'un catalogue est créé sans avoir choisi un modèle prédéfini, la fenêtre des critères affiche un choix très limité de possibilités de filtrage.

La fenêtre de recherche

Lorsqu'un catalogue est créé à partir d'un modèle prédéfini, la fenêtre des critères affiche un choix plus étendu.

La fenêtre de recherche

  • Définir les critères de sélection
  • Cliquer OK

Le choix des critères est personnalisable. Voir personnaliser les critères.

La fenêtre est composée de deux parties :

  • Le choix de l'étendue (nommé "Rechercher dans")
  • La liste des zones choisies en mode Architecte pour filter le catalogue

Le choix de l'étendue

Le choix de l'étendue

Tout

Cette option est toujours visible et impose à Collectix de rechercher parmi toutes les fiches du catalogue

Manques

Cette option n'est visible que si l'onglet "Cotations et stocks" et la ligne de "Quantités 1" sont affichés en mode Architecte de la fiche. La recherche se fera sur toutes les fiches dont les quantités sont inexistantes.

L'onglet de cotations
Cette fiche n'est pas considérée comme manquante car nous possédons un timbre en neuf sans charnière.

L'onglet de cotations
Cette fiche est considérée comme manquante car aucune quantité n'apparait dans "Collection".

Collection (ou selon le titre du mode Architecte)

Cette option n'est visible que si l'onglet "Cotations et stocks" et la ligne de "Quantités 1" sont affichés en mode Architecte de la fiche. La recherche se fera sur toutes les fiches dont au moins une quantité apparait (ici dans la ligne "Collection"). Le titre de la ligne (ici "Collection") peut être modifiée en mode Architecte.

L'onglet de cotations
Cette fiche est considérée comme faisant partie de la collection.

Doubles (ou selon le titre du mode Architecte)

Cette option n'est visible que si l'onglet "Cotations et stocks" et la ligne de "Quantités 2" sont affichés en mode Architecte de la fiche. La recherche se fera sur toutes les fiches dont au moins une quantité apparait (ici dans la ligne "Doubles"). Le titre de la ligne (ici "Doubles") peut être modifiée en mode Architecte.

L'onglet de cotations
Cette fiche est considérée comme faisant partie des doubles.

La sélection des critères

Les différents critères de sélection

Il existe 3 type de critères selon les choix faits en mode Architecte :

Critère de type "Liste"

Si la zone de saisie est définie avec le type "Liste" dans le mode Architecte des critères, une liste apparait et affiche les différentes données entrées dans cette zone en mode Saisie des fiches.

Ce choix est idéal si la zone est un champ de type "TEXTE" défini comme "Liste" dans le mode Architecte de la fiche.

Critère de type liste

Critères de type "Opérateurs de comparaison"

Si la zone de saisie est définie avec le type "Opérateurs de comparaison" dans le mode Architecte des critères, une liste apparait et affiche différents types de sélection.

Critère de type opérateurs

= (égal à)
<> (différent de)
< (strictement inférieur)
<= (inférieur ou égal à)
> (strictement supérieur)
>= (supérieur ou égal à)
contient
entre

Seul l'opérateur "entre" fait apparaître 2 champs de saisie

Critère de type opérateurs entre

Critères de type "Coche"

Si la zone de saisie est définie avec le type "Coche" dans le mode Architecte des critères, une liste apparait et affiche les choix "Oui" (pour coché) et "Non" (pour non coché). Seules les zones définies comme COCHE en mode Architecte de la fiche sont concernées.

Retirer les critères de sélection

Pour revenir à l'affichage de toutes les fiches, cliquez à nouveau le bouton et cliquer le bouton OK.

Le mode Architecte des critères

Le mode Architecte des critères permet de modifier tout ou partie de la fenêtre critères.

Pour rappel, le bouton"Recherche multi-critères" est accessible depuis les 3 vues (Fiche, Liste et Miniatures).

La fenêtre de recherche

Le bouton "Modifier les critères" est accessible depuis le mode Architecte des 3 vues (Fiche, Liste et Miniatures).

  • A partir de l'une des 3 vues (Fiche, Liste et Miniatures), cliquer le bouton "Architecte".
  • Cliquer le bouton (Modifier les critères)

Le bouton de recherche

La fenêtre de recherche en mode architecte

La fenêtre est composée de deux parties :

  • La liste des critères actifs et les boutons d'action
  • Un aperçu de ce qu'affichera la fenêtre des critères en Vue Fiche, Liste ou Miniatures

La liste des critères actifs

Les boutons d'action

Il existe 3 type d'opérateurs :

Critère de type "Liste"

Si la zone de saisie est définie avec le type "Liste" dans le mode Architecte des critères, une liste apparait et affiche les différentes données entrées dans cette zone en mode Saisie des fiches.

Ce choix est idéal si la zone est un champ de type "TEXTE" défini comme "Liste" dans le mode Architecte de la fiche.

Critère de type liste

Critères de type "Opérateurs de comparaison"

Si la zone de saisie est définie avec le type "Opérateurs de comparaison" dans le mode Architecte des critères, une liste apparait et affiche différents types de sélection.

Critère de type opérateurs

= (égal à)
<> (différent de)
< (strictement inférieur)
<= (inférieur ou égal à)
> (strictement supérieur)
>= (supérieur ou égal à)
contient
entre

Seul l'opérateur "entre" fait apparaître 2 champs de saisie

Critère de type opérateurs entre

Critères de type "Coche"

Si la zone de saisie est définie avec le type "Coche" dans le mode Architecte des critères, une liste apparait et affiche les choix "Oui" (pour coché) et "Non" (pour non coché). Seules les zones définies comme COCHE en mode Architecte de la fiche sont concernées.

Ajouter un critère

  • Cliquer le bouton (Ajouter un critère)

La fenêtre d'ajout de critères

  • Sélectionner la zone : Seules les zones ne faisant pas partie de la liste des critères actifs apparaissent.

La fenêtre d'ajout de critères

  • Sélectionner le type d'opérateur : Dans l'exemple nous choisirons "Liste"

La fenêtre d'ajout de critères

  • Cliquer OK.

Le nouveau critère apparait dans la liste des critères actifs en dernière position.

La fenêtre d'ajout de critères

  • Utiliser les flèches et pour repositionner le critère

La fenêtre d'ajout de critères

Modifier un critère

  • Sélectionner la ligne à modifier dans la liste des critères de sélection

La liste des critères

  • Cliquer le bouton (Modifier un critère) : Choisissons "Liste" au lieu de "Opérateurs de comparaison"

La fenêtre de modification des critères

Seul le type de critère peut être modifié.

  • Cliquer OK.

Supprimer un critère

  • Sélectionner la ligne à supprimer dans la liste des critères de sélection

La liste des critères

  • Cliquer le bouton (Supprimer un critère)

N'oubliez pas d'enregistrer le mode ARCHITECTE avant de retourner en Vue FICHE.

En vue Fiche, liste ou Miniatures, le bouton "Recherche multi-critères" fait apparaître les changements effectués en mode Architecte.

La fenêtre de recherche

Import d'un fichier Excel

Conseils avant d'importer

Vous devez impérativement relire l'ensemble des données de votre feuille Excel afin de vous assurer que les informations sont saisies correctement.

  • Le fichier Excel doit être au format XLS. Si vous possédez une version très récente d'Excel il vous faudra donc peut-être enregistrer le fichier en XLS dans FICHIER puis ENREGISTRER SOUS.
  • La première feuille de votre classeur Excel (.xls) doit contenir la liste à importer
  • La première ligne (ligne 1) contient le titre des colonnes (à partir de la colonne A et avec un maximum de 50 colonnes)
  • Les lignes 2 et suivantes contiennent les données

Un document Excel

Collectix gère 9 types de données :

TITRE

Il est nommé Titre01 dans Collectix et peut contenir tout texte alphanumérique d'une taille maximale de 255 caractères
-> exemple : Place de la Concorde à Paris (75)

NUMEROTATION

Elles sont nommées Numerotation01 à Numerotation20 dans Collectix et peuvent contenir tout texte alphanumérique d'une taille maximale de 255 caractères
-> exemple : 1512
-> exemple : ASA 125
-> exemple : 1512-4

TEXTE

Ils sont nommés Texte01 à Texte20 dans Collectix et peuvent contenir tout texte alphanumérique d'une taille maximale de 255 caractères
-> exemple : Timbre-Poste
-> exemple : 0,58 € + 0,05 €
-> exemple : 13 1/4 x 13
-> exemple : Deux barres phosphorescentes, adhésif

DATE

Elles sont nommées Date01 à Date20 dans Collectix et peuvent contenir uniquement une date.
-> Format correct : 21/10/2008
-> Format accepté : 21/10/08
-> Format accepté : 21.10.2008
-> Format accepté : 21.10.08
-> Format accepté : 21-10-2008
-> Format accepté : 21-10-08

Les formats dits "acceptés" seront automatiquement convertis par Collectix au format correct.

COCHE

Elles sont nommées Coche01 à Coche20 dans Collectix et seront affichés sous la forme d'une case à cocher.
-> Format correct : 1 (pour coché) ou 0 (pour non coché)
-> Format accepté : oui (pour coché) ou non (pour non coché)
-> Format accepté : yes (pour coché) ou no (pour non coché)
-> Format accepté : vrai (pour coché) ou faux (pour non coché)
-> Format accepté : true (pour coché) ou false (pour non coché)

Les majuscules sont acceptées

NUMERIQUE

Ils sont nommés Numérique01 à Numérique20 dans Collectix et peuvent contenir uniquement des nombres. Seuls sont acceptés les formats suivants
-> exemple : 1500
-> exemple : 1500,10
-> exemple : 1500.1
-> exemple : 1500,1

Eviter tout séparateur de miliers car cela engendrerait une confusion entre le format français (1 500,10) et le format américain (1,500.10)
Eviter toute devise (1 500,10 € ou $1,500.10)

COMMENTAIRE

Ils sont nommés Commentaire01 à Commentaire03 et peuvent contenir tout texte alphanumérique très long comme un commentaire, les ingrédients d'une recette de cuisine, la biographie d'un personnage célèbre, etc. Onglet02, Onglet03 et Onglet04 sont réservés aux commentaires longs
-> exemple :

L'Arc de Triomphe
Si l'on avait déjà envisagé sous Louis XV d'ériger un monument à la gloire de l'armée, Napoléon en précisa la réalisation et l'œuvre fut achevée par la Restauration.

Napoléon envisagea d'abord une fontaine Place de la Bastille représentant un éléphant. Il décida plus tard les plans définitifs de l'Arc de Triomphe qu'il aurait souhaité près de la Bastille, mais le lieu s'y prêtait mal, et c'est le 15 août 1806 que Napoléon fit poser la première pierre de ce monument commémoratif. L'architecte Chalgrin fut désigné pour cette entreprise et dût fournir plusieurs projets.

En 1810 les fondations étaient achevées. Le cortège du mariage de Napoléon et de l'Impératrice Marie-Louise passa le 2 avril sous une maquette en grandeur nature réalisée en charpente de bois et en toile. A la chute de l'Empire, 3 à 4 mètres de construction dépassaient le sol. L'avancement du chantier fut freiné par les bouleversements politiques et les travaux ne progressèrent guère jusqu'en 1823, date à laquelle Louis XVIII décida de faire achever l'Arc en le dédiant à ses armées qui rentraient victorieuses d'Espagne.

PRIX

ONGLET01 contient 6 zones de prix (appelées "cotes" pour une collection) selon l'état de conservation (6 états maximum)

Les prix sont nommés Prix01 à Prix06 et peuvent contenir uniquement des nombres. Seuls sont acceptés les formats suivants
-> Format correct : 1500
-> Format correct : 1500,10
-> Format correct : 1500,1
-> Format accepté : 1500.1

Le nombre de prix affichés dans l'onglet "Collection" est limité à 6 selon bien souvent l'état de conservation (Neuf, Oblitéré, Sur lettre ou bien Neuf, Occasion ou encore SUP, TTB, TB)

Eviter tout séparateur de miliers car cela engendrerait une confusion entre le format français (1 500,10) et le format américain (1,500.10)
Eviter toute devise (1 500,10 € ou $1,500.10)

QUANTITE

Ils sont nommés Quantité01 à Quantité06 pour la ligne 1, Quantité01 à Quantité06 pour la ligne 2, et peuvent contenir uniquement des nombres.
La ligne 1 de ONGLET01 contient traditionnellement la quantité conservée dans la collection selon l'état de conservation (6 états maximum)
La ligne 2 de ONGLET01 contient traditionnellement la quantité en double selon l'état de conservation (6 états maximum)

-> format correct : 12

Le nombre de quantités affichés dans l'onglet "Collection" est limité à 6 selon bien souvent l'état de conservation (neuf, Oblitéré, sur lettre ou Neuf, occasion ou encore SUP, TTB, TB)

Eviter tout séparateur de miliers car cela engendrerait une confusion entre le format français (1 500,10) et le format américain (1,500.10)
Eviter tout suffixe (ex: 12 coffrets)

Importer le fichier Excel

Pour faciliter l'import, il est très important de personnaliser la fiche en mode Architecte avant d'importer.

Nous allons pour l'exemple créer un catalogue avec un modèle "(FR) Timbres", ainsi les intitulés des zones de saisie seront déja définis. Le catalogue est vierge de toute fiche.

  • A partir de la page d'accueil, cliquer le bouton "Créer un catalogue"
  • Nommer le catalogue et cliquer le bouton "Enregistrer"
  • Choisir comme modèle "(FR) Timbres" et cliquer "OK"
  • Ajouter un nom de collection et l'ouvrir

La vue fiche en mode lecture

  • A partir de la vue FICHE, cliquer le bouton "Importer"

Le bouton importer

  • Choisir "Import Excel"

La fenêtre d'importation

  • Dans la zone "Fichier", cliquer "..." et rechercher le fichier Excel sur le disque

La fenêtre d'importation

Si le fichier Excel est déja ouvert avec une autre application que Collectix, un message est affiché.

dans le cas contraire, on peut constater que :

  • Les colonnes de la zone "Données source" ont été remplies par les données du fichier Excel
  • Les titres de colonne du fichier Excel sont reproduits dans le tableau "Correspondance des rubriques"
  • Dans le tableau "Correspondance des rubriques", remplacez "Aucune" par le champ de destination Collectix

La correspondance des rubriques

Ceci est un exemple. En réalité le fichier Excel est censé contenir une colonne de prix par état de conservation (Neuf, oblitéré, etc.).

  • Cliquer le bouton "Vérifier les données" pour repérer d'éventuelles incohérences dans le fichier Excel

Si tout va bien, le message suivant appparait :

Messaage de confirmation

Sinon consultez le tableau des erreurs et corrigez le fichier Excel en conséquence. Avant de transférer les données dans Collectix, réduire le nombre d'erreurs trouvées à zéro.

  • Le bouton "Importer" est ensuite rendu actif. Cliquons ce bouton.

Messaage de confirmation

  • Cliquer le bouton OK
  • Cliquer le bouton "Fermer"

15 fiches ont été ajoutées au catalogue existant.

Les nouvelles fiches ont bien été importées

La présentation de la fiche peut être améliorée en mode architecte.

Les images stockées sur le disque peuvent être importées. Voir Importer les images.

Import d'un fichier Collectix 2

Pour faciliter l'import, il est très important de personnaliser la fiche en mode Architecte avant d'importer. Mais ce n'est pas nécessaire pour un import automatique.

Nous allons pour l'exemple créer un catalogue sans utiliser de modèle, et tenter d'importer une collection de capsules de Champagne.

  • A partir de la page d'accueil, cliquer le bouton "Créer un catalogue"
  • Nommer le catalogue et cliquer le bouton "Enregistrer"
  • Choisir comme modèle "Aucun" et cliquer "OK"
  • Ajouter un nom de collection et l'ouvrir (facultatif)

La vue fiche en mode lecture

  • A partir de la vue FICHE, cliquer le bouton "Importer"

Le bouton importer

  • Choisir "Import Collectix 2"

La fenêtre d'importation

  • Dans la zone "Fichier Collectix 2", cliquer "..." et rechercher sur le disque le fichier .collx contenant votre collection

Importer votre fichier Collectix 2

  • Dans la zone "Fichier Collections.dph", cliquer "... et rechercher sur le disque ce fichier se trouvant dans le répertoire d'installation de Collectix 2.
    Pour des raisons pratiques Collectix 3 installe un fichier "Collections.dph sauf s'il existe déja. Le fichier installé ne peut contenir les nouveaux types de collection ou les changements de personnalisation effectués en Collectix 2.
    Avec une installation par défaut, le fichier en question doit se trouver dans C:\Program Files\Collectix.

Importer votre fichier Collectix 2

  • Dans la zone "Type d'import", choisir "Automatique" ou "Manuel"

L'import d'une collection Collectix 2 se fait différemment selon le type choisi :

Manuel

CX3 ne modifiera pas le mode ARCHITECTE actuel et vous devrez déterminer dans la dernière colonne du tableau "Correspondances des rubriques" à quelle rubrique CX3 correspond chaque rubrique CX2.

Si vous avez déja défini le nom des zones en mode ARCHITECTE, préférez l'import manuel.

Automatique

CX3 importera le paramétrage et les données et modifiera la configuration des rubriques en mode ARCHITECTE (titres, largeurs, couleurs, etc.).

Si vous n'avez pas encore modifié le mode ARCHITECTE, préférez l'import automatique.

  • Nous choisirons pour l'exemple un import "Automatique"

Sélectionner automatique

  • Cliquer le bouton "Analyser".

Importer votre fichier Collectix 2

  • Cliquer le bouton "Importer"

Après un délai variable selon la taille de votre collection Collectix 2 (entre 2 et 10 minutes), un message est affiché :

Message de confirmation

  • Cliquer le bouton "OK"

L'importation des fiches est réussie!

La présentation de la fiche peut être améliorée en mode architecte.

Import d'un fichier Philatélix Liberté

Pour faciliter l'import, il est très important de personnaliser la fiche en mode Architecte avant d'importer. Mais ce n'est pas nécessaire pour un import automatique.

Nous allons pour l'exemple créer un catalogue sans utiliser de modèle, et importer une collection de timbres d'Algérie, du Maroc et de Tunisie.

  • A partir de la page d'accueil, cliquer le bouton "Créer un catalogue"
  • Nommer le catalogue ("Afrique du Nord" dans notre exemple) et cliquer le bouton "Enregistrer"
  • Choisir comme modèle "Aucun" et cliquer "OK"
  • Ajouter un nom de collection et l'ouvrir (facultatif)

La vue fiche en mode lecture

  • A partir de la vue FICHE, cliquer le bouton "Importer"

Le bouton importer

  • Choisir "Import Philatélix Liberté"

La fenêtre d'importation

  • Dans la zone "Fichier Liberté", cliquer "..." et rechercher sur le disque le fichier .phili contenant votre collection

Rechercher le fichier à importer

  • Dans la zone "Type d'import", choisir "Automatique" ou "Manuel".

L'import d'une collection Philatélix Liberté se fait différemment selon le type choisi :

Manuel

CX3 ne modifiera pas le mode ARCHITECTE actuel et vous devrez déterminer dans la dernière colonne du tableau "Correspondances des rubriques" à quelle rubrique CX3 correspond chaque rubrique Philatélix Liberté.

Si vous avez déja défini le nom des zones en mode ARCHITECTE, préférez l'import manuel.

Automatique

CX3 importera le paramétrage et les données et modifiera la configuration des rubriques en mode ARCHITECTE.

Si vous n'avez pas encore modifié le mode ARCHITECTE, préférez l'import automatique.

  • Nous choisirons pour l'exemple un import "Automatique" (option par défaut).

Sélectionner automatique

  • Cliquer le bouton "Analyser".

Le fenêtre d'importation

  • Cliquer le bouton "Importer"

Après un délai variable selon la taille de votre collection Collectix 2 (entre 2 et 10 minutes), un message est affiché :

Le message de confirmation

  • Cliquer le bouton "OK"

Dans notre exemple, nous nous sommes ensuite permis de changer l'ordre de tri (dans "Outils" puis "Options de tris..." pour ordonner les fiches par Pays, puis par Rubrique puis par Numéro.

Les nouvelles fiches ont été mises à jour

La présentation de la fiche peut être améliorée dans le mode architecte.

Importation d'images

Si vous venez d'importer un fichier Excel ou de créer un grand nombre de fiches sans les illustrer, cet outil est idéal.

Mais puisque Collectix va devoir rechercher toutes les images liées aux fiches actuellement affichées, vérifier au préalable que les quatre conditions suivantes soient remplies.

  • La vue Fiche fait apparaitre au moins UN champ de type "Numérotation"
  • Les images sont stockées dans un seul dossier du disque, les sous-dossiers sont acceptés.
  • Les images sont nommées par l'une des numérotations affichées sur la fiche.
  • Les images sont au format jpg, bmp, gif ou png.

Une sélection d'images à importer

Importer les images

Nous allons pour l'exemple ouvrir le catalogue dans lequel nous avions importé 15 fiches provenant d'un fichier Excel.

La vue fiche en mode leecture

  • A partir de la vue FICHE, cliquer le bouton "Importer"

Le bouton importer

  • Choisir "Import Images"

La fenêtre d'importation des images

Les paramètres

  • Dans la zone "Identifiant", choisir la numérotation qui va servir à retrouver les images. L'identifiant est choisi parmi les numérotations affichées sur la fiche.
  • Dans la zone "Répertoire de recherche", cliquer "..." et choisir le dossier contenant les images.

Le programme d'import recherchera dans le dossier sélectionné l'ensemble des images dont le nom est identique à l'identifiant choisi (ex : 364.jpg, 365.gif, etc.).

  • Cocher la case "Chercher également dans les sous-dossiers" si les images sont aussi stockées dans des sous-dossiers du dossier sélectionné.
  • Dans la zone "Profondeur de recherche", choisir une valeur. Selon la profondeur choisie, le programme recherche également les images dont l'identifiant est suivi de "-2", "-3", et suivants. Une profondeur de 3 recherchera les images 4215.jpg, 4215-2.jpg, 4215-3.jpg.
  • Selon le cas, cocher ou non la case "Supprimer les images existantes".

Pour reconstruire l'ensemble des images des fiches sélectionnées, cochez "Supprimer les images existantes".

Si l'on souhaite seulement ajouter de nouvelles images sans remplacer celles existantes, placer ces images dans un dossier séparé et ne pas cocher "Supprimer les images existantes".

Dans notre exemple, le catalogue est vide de toute image et pour éviter qu'un essai d'insertion d'images soit conservé, nous allons cocher cette case.

Les différents paramètres

Vérifier l'import

  • Cliquer le bouton "Vérifier l'import"

Collectix va maintenant rechercher toutes les images en fonction des paramètres choisis.

Vérification des images

Le nombre de fiches sélectionnées dans le catalogue est de 15.

Le nombre d'images qui seront ajoutées au catalogue est de 15.

Le nombre d'images actuellement présentes dans le catalogue et qui seront supprimées est de 1. Cela correspond à un essai d'insertion d'une image sur une fiche.

  • Cliquer le bouton "Importer"

Le processus d'import est accompagné d'une barre de progression.

  • Une fois terminé, cliquer le bouton "Fermer"

Les images ont été importée correctement

Si cette image est la première de la fiche, elle est automatiquement cochée dans la liste des images comme étant l'image par défaut.

Les images dont les dimensions sont trop importantes pour être stockées dans Collectix sont automatiquement redimensionnées lors de l'ajout. Collectix conserve l'image originale sur disque et crée une seconde image de même nom précédée de "CX_". En clair, une image originale (trop grande) nommée "Voiture.jpg" sera donc redimensionnée et enregistrée sous le nom de "CX_Voiture.jpg". Le redimensionnement concerne l'ajout d'une image et le collage d'une image Web en mode SAISIE, l'importation automatique d'images, l'importation d'une collection Collectix 2 et l'importation d'une collection Philatélix Liberté.

La présentation de la fiche peut être améliorée en mode architecte.

Impressions

Le module d'impression est un outil en perpétuelle évolution et des états d'impression seront ajoutés dans les futures mises à jour. Ce programme est unique en son genre car il est entièrement paramétrable et vous permet ainsi d'imprimer un même état avec des miliers de possibilités différentes.

  • A partir de la vue FICHE, cliquer le bouton "Imprimer"

Le bouton d'impression

Les éléments communs à tous les types d'impression

La fenêtre d'impression

Les critères de sélection

Nous avons choisi de doter le module d'impression de son propre outil de sélection des critères, pour ne pas affecter l'affichage des fiches actuellement sélectionnées

Les critères fonctionnant exactement comme ceux qui permettent la sélection de fiches, nous ne l'expliquerons pas à nouveau.

Les options de tri

Nous avons choisi de doter le module d'impression de son propre outil de sélection des paramètres de tri, pour ne pas affecter l'affichage des fiches actuellement sélectionnées

Les options de tri fonctionnant exactement comme celles qui permettent d'ordonner les fiches, nous ne l'expliquerons pas à nouveau.

Le format du papier

Tous les types d'impression sont compatibles avec le format A4 (21 x 29,7 cm) et le format Letter US (21 x 27,9 cm).

Lorsqu'un format de papier est choisi, Collectix conserve ce choix pour le futur.

L'impression "Miniatures"

L'état "Miniatures" est composé d'une série d'images à raison d'une image par fiche. L'image est affichée sous la forme d'une vignette et correspond à celle définie comme étant l'image par défaut en mode Saisie de la Fiche.

La fenêtre d'impression de miniatures

  • Dans la zone "Mode d'affichage", choisir le style d'impression

Sélection personnalisée

  • Choisir l'intitulé à afficher au dessus de la vignette
  • Choisir l'intitulé à afficher sous la vignette

Exemple :

Selection des intitulés

Le rendu de l'impression

Sélection personnalisée avec prix

  • Choisir l'intitulé à afficher au dessus de la vignette
  • Choisir l'intitulé à afficher sous la vignette
  • Choisir 2 zones de prix (Prix01 à Prix06)

Exemple :

Selection des intitulés et des prix

Le rendu de l'impression

  • Cliquer le bouton "Imprimer"

L'aperçu de l'impression

L' impression "Liste"

L'état "Liste" est le résultat d'un programme complexe qui permet à l'utilisateur de choisir les colonnes à imprimer et dans quel ordre.

La fenêtre d'impression de liste

  • Dans la zone "Sélection des colonnes à imprimer", cocher les lignes correspondant aux colonnes à afficher dans l'état.

Sélection des colonnes à imprimer

Limites

- 10 lignes cochées maximum (donc 10 colonnes sur l'état)
- Une largeur maximale de 250 mm pour un format de papier A4
- Une largeur maximale de 235 mm pour un format de papier Letter.

Collectix gère automatiquement les largeurs. Si la largeur maximale est par exemple dépassée à la 7ème coche, un message d'avertissement apparait.

Message d'avertissement

  • Utiliser les flèches blanches pour déplacer une ligne vers le haut ou vers le bas. L'important est que l'ordre d'affichage des lignes cochées soient conformes à l'ordre d'affichage souhaité des colonnes.

Sélection des colonnes à imprimer

  • Cliquer le bouton "Imprimer"

Aperçu de l'impression

Les colonnes numériques se terminent par une somme des valeurs de la colonne.

Le choix du nombre de décimales pour les colonnes de type "Prix" est une option du Mode Architecte du premier onglet de la Fiche.

L'impression "Inventaire"

L'état "Inventaire" fonctionne strictement comme l'état "Liste". Mais au lieu d'afficher le prix de chaque objet, il calcule le total des objets possédés en tenant compte de l'état de conservation (voir Détail de la fiche).

  • Dans la zone "Sélection des colonnes à imprimer", cocher les lignes correspondant aux colonnes à afficher dans l'état.
  • Utiliser les flèches blanches pour déplacer une ligne vers le haut ou vers le bas. L'important est que l'ordre d'affichage des lignes cochées soient conformes à l'ordre d'affichage souhaité des colonnes.
  • Cliquer le bouton "Imprimer"

Aperçu de l'impression

Les particularités de l'impression "Inventaire"

  • L'étendue est limitée aux objets possédés. Par exemple pour des timbres, les deux lignes de quantités paramétrées dans les onglets en Mode architecte sont "Collection" et "Doubles".
  • Contrairement à l'impression "Liste" qui affiche simplement le prix de l'objet, ici la quantité possédée pour chaque objet est multipliée par le prix de l'objet, en tenant compte de l'état de conservation (100 par défaut dans le détail de la fiche). Le résultat obtenu est donc la valeur totale des objets possédés par objet. Pour un catalogue servant à gérer une collection, l'état "Inventaire" sert donc à connaitre la valeur de la collection ou de nos doubles en fonction des critères définis.

L' impression "Valeur de la collection"

L'état "Valeur de la collection" regroupe les données de la collection sur un rubrique et affiche la valeur totale pour chaque élément de cette rubrique. Ce calcul tient compte de l'état de l'objet (voir Détail de la fiche).

  • Dans la zone "En-tête de ligne", sélectionner la rubrique. Seules apparaissent les zones de type "Texte" et affichées sous forme de Liste.

Sélection de l'en-tête de ligne

  • Cliquer le bouton "Imprimer"

Aperçu de l'impression

Les particularités de l'impression "Valeur de la collection"

  • L'étendue est limitée aux objets possédés. Par exemple pour des timbres, les deux lignes de quantités paramétrées dans les onglets en Mode architecte sont "Collection" et "doubles".
  • Pour chaque élément différent de la rubrique choisie, la quantité possédée pour chaque objet est multipliée par le prix de l'objet, en tenant compte de l'état de conservation (100 par défaut dans le détail de la fiche). Le résultat obtenu est donc la valeur totale des objets possédés par élément de rubrique. Pour un catalogue servant à gérer une collection, l'état "Valeur de la collection" sert donc à connaitre la valeur de la collection ou de nos doubles en fonction des critères définis et de la rubrique choisie.

Nous avons mis en place un grand nombre d'exports pour les états d'impression. Ce sont autant de boutons disponibles sur l'aperçu de l'état (Excel, Word, PDF, email PDF, etc.)